Theo lời đề nghị của BQL muốn gặp BDD để trao đổi 1 số vấn đề nổi cộm về dịch vụ của BQL tại chung cư Mipec Rubik360 và Thiết lập kênh thông tin chung giữa BDD và BQL. Cuộc họp đã được diễn ra từ 19h30 đến 22h ngày 23/10/2023 tại văn phòng BQL (tầng 1 sảnh S). Phía cư dân có BDD và 3 trưởng tầng tham gia: anh Tùng trưởng tầng A23, chị Thảo trưởng tầng A12B, chị Dung trưởng tầng S08. Về phía BQL có anh Nam – Trưởng BQL, chị Hạnh – Trưởng bộ phận CSKH, anh Hào – Trưởng bộ phận GSDV.
BDD xin được thông tin lại 1 số ý chính để quý cư dân nắm được thông tin.
Các mặt tích cực được hai bên công nhận
BQL thuộc hệ sinh thái của CĐT, được chỉ định vận hành ngay từ giai đoạn đầu, tuy vậy BQL cũng nhận thức được để có thể đồng hành cùng cư dân lâu dài cần vận hành thực sự tốt, được sự ủng hộ của người dân, là cầu nối giữa các bên.
Trong 1 năm hoạt động, BQL, CĐT tích cực hỗ trợ cư dân trong việc nhận nhà, thi công lắp đặt, làm sổ hồng, điều đó rất được ghi nhận.
Vấn đề các căn hộ sử dụng làm văn phòng: BQL nắm rõ và đã có các công tác vận động chủ căn hộ sử dụng đúng mục đích, cho đến nay chỉ còn 3 căn hộ chưa hợp tác, BQL cũng đã mời Công an và An ninh của Phường đến làm việc với các căn hộ trên. Thời gian vừa qua một số ý kiến trong cư dân có hiểu lầm về việc này, BQL cũng mong BDD thông tin đến cư dân để xóa bỏ những hiểu lầm đó.
Các nội dung làm việc chính
Chức năng, nhiệm vụ của BQL và các nhà thầu
BQL là đơn vị vận hành trực thuộc MipecM (Công ty thuộc hệ sinh thái Mipec).
Nhân sự BQL gồm: Mr Nam – Trưởng BQL; Mr Hào – Trưởng bộ phận GSDV; Ms Hạnh – Trưởng bộ phận CSKH (lễ tân thuộc bộ phận này); Bộ phận kỹ thuật.
Bộ phận An ninh gồm 1 vị trí chỉ huy trưởng, 2 vị trí giám sát vận hành và 16 vị trí trực, tuần tra khác. An Ninh và Vệ sinh là các nhà thầu phụ chịu quản lý giám sát của BQL.
Phòng Bảo hành là các bộ phận của CĐT.
Vấn đề an ninh
BDD yêu cầu BQL cung cấp các tiêu chí đánh giá công việc về An ninh, về Vệ sinh để cư dân có cơ sở góp ý về việc hoàn thành hay không hoàn thành công việc của bên vận hành.
Riêng vấn đề An ninh, BQL được giao cho nhiệm vụ quản lý nhà thầu An ninh hiện có, Quyền hạn của BQL với đơn vị này là trong vòng 2 tháng không thấy hiệu quả trong công việc sẽ kiến nghị lên trên về việc thay đổi nhà thầu khác, riêng đối với cá nhân của đơn vị An ninh được quyền đề xuất chấm dứt HĐ lao động ngay nếu xảy ra sai phạm.
BQL cần làm rõ nhân lực của nhà thầu có đáp ứng về Đạo tạo, chứng chỉ hay tỷ lệ độ tuổi lao động ở các vị trí có phù hợp không. BDD góp ý cần trẻ hóa đội ngũ hơn, bổ sung vị trí nhân sự tại cửa từ 2 sảnh để từng bước cải thiện vấn đề An ninh.
Chỗ để xe 2 bánh
BQL được CĐT giao cho một diện tích để vận hành khu vực gửi xe 2 bánh, thực trạng thiếu chỗ để do diện tích không đáp ứng đủ sổ lượng xe (hiện tại là 1600 xe).
Về mỗi hộ dân chỉ được để 2 xe máy: BQL cũng rất nhân văn khi nhận thấy có gia đình không có ô tô chỉ đi xe máy, lại có gia đình không đi xe máy, vì vậy việc đăng ký thêm vé tháng là linh động được (có kiểm tra giám sát nhu cầu thực tế). Tuy nhiên do diện tích được bàn giao chưa đủ nên đang quá tải.
BDD/BQT và BQL sẽ ý kiến đến CĐT để được cung cấp diện tích phù hợp theo quy định, đây là phần Sở hữu chung cần phải làm rõ
Kênh thông tin chung qua Zalo giữa BQL và BDD
Các vấn đề cấp bách như hỏa hoạn, an ninh… người dân liên hệ trực tiếp qua Hotline.
Các vấn đề riêng của từng căn hộ, người dân liên hệ trực tiếp qua các kênh của BQL.
Kênh thông tin này mục đích để liệt kê và nhắc nhở những việc chung cần giải quyết. Ví dụ một số thông tin cư dân hỏi BDD nếu không nằm trong phạm vi giải quyết của BDD sẽ được chuyển sang kênh này, thời gian phàn hồi thông tin trong vòng 1h vào giờ hành chính.
BQL sẽ hỗ trợ cư dân, BDD trong vai trò là cầu nối với CĐT để trao đổi các thông tin cần thiết cho hội nghị NCC sắp tới.